Heeft u Japanse klanten, leveranciers of collega's? Dan houdt u best rekening met een aantal sociale en communicatieve regels als u een geslaagde relatie voor ogen heeft. Ook als u wilt vertalen vanuit of naar het Japans, dan bent u zich best bewust van een aantal belangrijke zaken.

Japan is hot tegenwoordig. Het toerisme in Japan is op zijn hoogtepunt en de economische vooruitzichten van het land voor 2017 zijn uitstekend. Bovendien is Japan in 2020 het gastland van de Olympische Zomerspelen. Het land zal de komende maanden en jaren dus veel westerse mensen verwelkomen.

Kruispuntje

Bij Yamagata Europe kunnen we niet anders dan hierover enthousiast zijn. Toch kennen wij – als medewerkers van een bedrijf met Japanse roots – de valkuilen en de eigenaardigheden van de Japanse cultuur maar al te goed. Daarom hebben we een paar tips voor u die kunnen helpen om de Japanse culturele en taalkundige barrières te doorbreken.

1. Leer de sociale regels kennen

Sommige dingen zijn duidelijk verschillend in Japan. Neem nu de traditionele kleding, of de extreem kleine capsule-hotels. Maar de dingen die u misschien niet op het eerste gezicht in de gaten heeft – de sociale gedragsregels – zijn moeilijker om te doorgronden. Kenmerkend voor de Japanse sociale omgang is de stiptheid en de beleefdheid. Te laat op een vergadering komen bijvoorbeeld wordt niet op prijs gesteld, net zoals uw neus snuiten in het openbaar, met de vinger wijzen of met een mobieltje bellen in het openbaar.

Nog meer voorbeelden? Japanners begroeten elkaar met een buiging. Hoe dieper ze buigen, hoe meer respect (of verontschuldiging) ze tonen voor de andere partij.

Visitekaartjes uitwisselen doet u met twee handen en indien mogelijk tijdens een vergadering, legt u het visitekaartje voor u op tafel. Kaartjes uitwisselen gebeurt altijd eerst met de hoogste in rang. Schrijf niet op het kaartje en stop het niet in uw zak of portemonnee, want dat wordt beschouwd als respectloos.

2. Een businessmeeting is geen businessmeeting

Face-to-face communicatie is erg belangrijk in Japan. Om uw Japanse zakenrelatie te onderhouden zult u daarom meer klantenbezoeken moeten afleggen dan wat als normaal beschouwd wordt in Europa. Hier zou een maandelijks bezoek aan dezelfde klant in veel gevallen als tijdverspilling worden beschouwd, voor u en uw klant. Maar in Japan is het een noodzakelijk onderdeel van uw verkoopstrategie.

Dat wil niet zeggen dat elke zakelijke bijeenkomst ook business-gerelateerd is. In de Japanse zakenwereld zijn er minstens drie soorten meetings. Ten eerste is er de aisatsu meeting: dat is een sociaal meet and greet gebeuren, dat bedoeld is om een band te ontwikkelen met degene waarmee u van plan bent om zaken te doen.

Zakendoen in Japan

Een ander soort vergadering, die best ook wel buiten het kantoor kan plaatsvinden, is nemawashi. Dit type meeting is gericht op het vinden van een consensus met iedereen in de vergadering over een zakelijk voorstel, voordat dat voorstel daadwerkelijk aan uw superieuren wordt gepitcht. Als u een leuk idee heeft en u wilt dat voorstellen aan uw management, dan doet u best nog even uw huiswerk. Nemawashi betekent gebruik maken van kleine vergaderingen tussen collega's om mogelijke problemen aan te pakken en een business case voor te bereiden.

Japanners zijn meestal zeer formeel in het bedrijfsleven, maar het concept van nominication - nomimasu (= Japans voor drank) + communicatie – geeft hen de gelegenheid om de Japanse gereserveerdheid even te laten vallen en om emotioneel te zijn. Samen drinken of karaoken zijn belangrijke Japanse bindingsrituelen. Dus om het vertrouwen van uw potentiële zakenpartner te winnen, kan het goed zijn om samen een drankje te nuttigen en open te zijn over uw gevoelens.

3. Word een beleefde superheld

Beleefdheid is van groot belang in de Japanse cultuur. Voor Japanners is het een manier om respect te tonen. Het gaat erover om het gesprek niet te domineren en zich bewust te zijn van de gevoelens van de ander. Westerlingen zijn er zich best van bewust dat beleefdheid echt ingebakken is in de Japanse cultuur en zeer complex is. Als we dat vergelijken met de westerse gewoontes, dan zijn de Japanners echte beleefde superhelden.

Maar het gaat verder dan dat. In het Japans zijn de verschillende beleefdheidsniveaus bijna verschillende talen. We onderscheiden minstens drie beleefdheidsvormen. Ten eerste is er teineigo: dat is een eenvoudige taalvorm die doorgaans op televisie wordt gesproken. Het is ook de taalvorm die buitenlanders aangeleerd krijgen. 

De volgende twee taalvormen zijn de nederige (humble) en eerbiedige (honorific) taal. Dat zijn de taalvormen die men typisch hoort in het bedrijfsleven wanneer ondergeschikten en hun meerderen met elkaar converseren, of de taal die wordt gesproken tussen een klant en een leverancier. De ondergeschikte zal nederig over zichzelf praten en eerbiedig naar zijn meerdere toe.

Er zijn vaste regels om de werkwoorden te vervoegen volgens deze drie beleefdheidsvormen. Maar het moeilijkste aspect om humble en honorific Japans te leren is dat beide beleefdheidsvormen vaak afzonderlijke werkwoordsvormen hebben.

De Gaijin-joker

Bent u nog mee? Maakt u zich vooral niet te veel zorgen over de complexiteit van deze culturele verschillen. Buitenlanders kunnen meestal gebruik maken van hun Gaijin-joker. Als buitenlander (Gaijin) wordt uw culturele onwetendheid u meteen vergeven. Zo is het mogelijk om bepaalde Japanse sociale regeltjes te negeren als u zich daar ongemakkelijk bij voelt. Voor Japanners is het soms ook makkelijker om handjes te schudden dan onhandige, buitenlandse buigingspogingen te moeten ondergaan. 

Dat wil natuurlijk niet zeggen dat u als buitenlander uw best niet moet doen. Bij deze geven we u meteen een eenvoudige tip mee: tijdens een etentje uw laatste rijstkorreltje opeten zal een veel betere indruk maken naar uw Japanse vrienden en collega’s dan een klungelige buiging.

Eet je rijst op

Lees meer in deel 2

Tot zover de sociale do’s-and-don'ts. In de tweede aflevering van deze blogserie, hebben we het over een aantal eigenaardigheden van de Japanse taal.