In veel bedrijven, van klein naar groot, hebben verschillende afdelingen vaak hun eigen manier om content te genereren. En even vaak communiceren die afdelingen nauwelijks met elkaar, wat resulteert in veel gedupliceerde content en heel veel verwarde klanten. Als u dit herkent in uw bedrijf, dan bent u waarschijnlijk in de ‘content silo-val’ getrapt. De weg uit die valstrik is lang en lastig, maar niet onmogelijk. 

Content wordt vaak gecreëerd en opnieuw gecreëerd in afdelingssilo’s die moeilijk met elkaar communiceren. Medewerkers slagen er vaak gewoon niet in om te communiceren, simpelweg omdat ze het te druk hebben en de ene na de andere deadline najagen. Een andere reden van die silovorming is dat er niemand in de organisatie of managementstructuur de verantwoordelijkheid is toegewezen om de content over verschillende departementen te overschouwen en te controleren. Ann Rockley, een autoriteit op het vlak van content management, noemt dit fenomeen de ‘content silo trap’.

De kost van contentcreatie in silo’s 

Content creatie

Verkeerde content wordt soms gebruikt en opnieuw gebruikt. Een gebrek aan consistentie en standaardisering mondt dan snel uit in foutieve informatie en ontevreden klanten. De kost van gedupliceerde content gecreëerd door meerdere mensen, over meerdere afdelingen, en op meerdere platformen, kan zo snel oplopen. Dat is zeker het geval wanneer nog eens vertaling in meerdere talen nodig is. 

Wanneer verschillende auteurs aan dezelfde content werken zonder regelmatige samenwerking of communicatie, dan zijn inconsistenties en fouten bijna onvermijdelijk. Los van de ergernis die dit opwekt zowel bij medewerkers als bij klanten, kost inconsistentie ook geld aan uw organisatie. Denk gewoon eens aan de hogere kost voor klantenondersteuning of de schade aan uw zorgvuldig opgebouwde merkimago. 

Mensen en middelen

Tools

Laat niemand u wijsmaken dat er één zaligmakende oplossing is voor de content silo trap. Een silo-organisatie ontstaat een beetje als een slechte gewoonte. En zoals iedereen weet, zijn die heel moeilijk af te leren.

De veiligste manier om uit de contentsilo-valstrik te geraken is via een combinatie van mensen en technologie. Welke van de twee het belangrijkst is, is misschien niet relevant. Uw bedrijf kan dan al geïnvesteerd hebben in een geavanceerd en hoogwaardig content management systeem, maar als niemand dat systeem beheert, dan is die investering verloren. Anderzijds zou de meest briljante en ambitieuze content manager wel eens ontmoedigd kunnen raken als die niet wordt ondersteund met de geschikte technologische middelen. 

Contentambassadeurs

Laten we beginnen met de mensen. De verschillende mensen die bedrijfscontent genereren, zouden moeten samenwerken met elkaar. Uw organisatie zou mensen moeten aanwijzen die dat samenwerkingsproces faciliteren. U zou kunnen werken met aangeduide contentambassadeurs in elke afdeling die op regelmatige basis samenkomen. Een andere optie is het aanduiden van een content manager die het proces van contentcreatie en revisie monitort over de verschillende departementen heen. Hoe dan ook, u wijst het best iemand aan in uw organisatie die de taak van content management op zich neemt. 

Sommige grotere bedrijven wijzen ook een terminologist aan. Dat is iemand die het proces van redactie en vertaling van bedrijfsterminologie faciliteert en die ervoor zorgt dat het gebruik van terminologie in het bedrijf correct, gepast en consistent is. 

Content management tools

Technologie kan uw contentambassadeurs een handje helpen. Een degelijk Content Management System (CMS) bijvoorbeeld betaalt zichzelf terug op lange termijn. Een CMS laat u toe om content updates te beheren, om beter samen te werken met verschillende afdelingen, en om ervoor te zorgen dat uw content aangepast is aan verschillende platformen. Maar vooraleer u beslist om te investeren in een CMS voor uw departement, is het misschien de moeite om even over het silo-muurtje te kijken en om het te hebben over de technische noden van verschillende afdelingen. Want als u dat niet doet, creëert u misschien opnieuw een technologische silo voor u het doorheeft.

Internationale bedrijven doen ook hun voordeel met een terminology management system. Dergelijke systemen helpen organisaties om de communicatie tussen verschillende culturen meer accuraat, aanpasbaar, efficiënt en gemakkelijk te maken. De terminology management systemen van vandaag zijn webgebaseerd, verzamelen alle terminologie-content in een centrale database, en maken die content gemakkelijk toegankelijk voor elke online gebruiker. 

Ten slotte kunt u gebruik maken van een Translation Management System (TMS) om uw internationale vertaalwerk te automatiseren en te versnellen. Een TMS vermindert ook de kost aanzienlijk van het creëren van content in lokale talen. 

Verandering is moeilijk, maar niet onmogelijk

Deadlines en de dagelijkse drukte dwingen ons soms om problemen snel ad hoc op te lossen, en om content op ons eentje te creëren, in onze eigen kleine silo. Dat is natuurlijk zeer begrijpelijk, net omdat het een manier is om problemen snel aan te pakken. Samenwerking, informatie-uitwisseling en communicatie daarentegen kosten meer tijd, maar renderen wel op lange termijn. Gelukkig zijn er gepaste organisatorische ingrepen en technologie die dit proces kunnen vergemakkelijken.

Technologische en organisatorische veranderingen zijn soms moeilijk te implementeren. Ze vereisen ook een visie van het management en de goodwill van verschillende afdelingen om die te doen slagen. Yamagata Europe kan u helpen om het bos door de bomen te zien, en om uw bedrijf de juiste keuzes te doen maken op technologisch en organisatorisch vlak. Kom daarom gerust eens met ons praten vooraleer u moeilijke beslissingen neemt. En als het uw bedrijf ontbreekt aan mensen of middelen, dan kunnen wij een partner voor u zijn in het volledige content management proces en kunnen wij u ondersteunen met de juiste mensen en tools.