Faster, better, cheaper. Nee, u bent niet in een Daft Punk song beland. U leest gewoon de mantra van de hedendaagse zakelijke wereld. In vrijwel elke bedrijfsdiscipline, zij het softwareontwikkeling, marketing of technische ondersteuning, is het een uitdaging om deadlines, budgetten en kwaliteit onder controle te houden. In sommige van die disciplines echter begint men te beseffen dat agile worden de enige manier is om te overleven en bij te blijven. Ook de vertalingindustrie is dat idee eindelijk bijgetreden.

De zakelijke wereld van vandaag wordt geconfronteerd met een ander soort 'sneller, beter, goedkoper' dan pakweg vijftien jaar geleden. In een tijd waarin globalisering, internet en sociale media de dienst uitmaken, is contentcreatie aan het exploderen en worden content updates sneller en in grotere aantallen dan ooit tevoren gegenereerd.

Voor technische vertalers kan het moeilijk zijn om de voortdurende stroom van content te beheren, zowel voor kleine als grote vertaalopdrachten. Ondanks strakke deadlines blijven de kwaliteitsverwachtingen steeds hoog en de budgetten krap. Dat is alleszins het geval in grote, internationale bedrijven, die vaak met meerdere talen werken, doorheen verschillende afdelingen en op verschillende contentplatformen.

Revenge of the nerds

Zo'n vijftien jaar geleden, had de wereld van software development soortgelijke uitdagingen. Software development teams hadden geen grondige strategie om gemiste deadlines, overschreden budgetten en slechte productkwaliteit aan te pakken.

Op dat moment waren softwareteams bezig op een manier waarop iedereen bezig was: volgens een doordacht stappenplan dat doorheen verschillende fases moest, met inbegrip van ideeontwikkeling, analyse, ontwerp, bouw, testen, implementatie en onderhoud. Die werkwijze noemt men het watervalmodel.

Software

Het probleem met dit model is dat een bepaalde fase pas kan beginnen nadat de voorgaande is voltooid. Er is ook typisch een barrière tussen elke stap. Denk maar aan de omslachtige revisie- en goedkeuringsprocessen in uw bedrijf en u weet meteen wat we bedoelen.

Het agile model, geïntroduceerd door een groep van software techies in de vroege jaren 2000, bleek een geschikter model voor softwareontwikkeling te zijn. Dat model richt zich op korte sprints, samenwerking en vroegtijdige feedback van klanten.

Klein, maar fijn

Voor software development teams, is agile uitgegroeid tot de nieuwe norm. In een recent onderzoek van HP zeggen softwareontwikkelaars dat ze agile methodes gebruiken, omdat die de samenwerking verbeteren, de productkwaliteit en de klantentevredenheid verhogen, en de time to market en ontwikkelingskosten verminderen. Helemaal niet slecht.

Vrij recent heeft agile ook zijn vlag geplant op het territorium van de vertalingsindustrie. Net als in de softwarewereld stelt de agile-vertalingsmethode zich als doel om organisatie en planning beter te laten verlopen, om updates sneller te laten gebeuren en om organisaties het vermogen te geven zich snel aan te passen. In een watervalmodel, zou een vertaalopdracht alleen worden gestart als alle noodzakelijke informatie is verzameld of wanneer grote hoeveelheden tekst klaar zijn voor overdracht aan het vertaalbureau. Agile vertaling daarentegen richt zich op kleine sprints van fast content, met kleinere batches, maar op een continue basis.

Een agile vertalingsworkflow legt nogal wat eisen op aan organisaties, zowel aan vertaalbureaus als aan klantenorganisaties. Als uw organisatie zich wil klaarstomen voor agile vertaling, dan zijn dit slechts enkele van de uitdagingen waarmee ze geconfronteerd kan worden.

Geautomatiseerde workflows

Turbo

Menselijke interactie is zeer belangrijk in de agile filosofie. Maar net die menselijke interactie kan ook leiden tot verwarring, inconsistenties en vertragingen, vooral bij organisaties met complexe organigrammen. Voor processen waarbij computers beter kunnen presteren dan mensen, is automatisering dé weg die we uit moeten.

Dat kan betekenen dat we e-mail het best helemaal vergeten als middel voor informatie-uitwisseling. Vooral in grote teams kan communicatie via e-mail soms een uitdaging zijn, zeker als er verschillende stakeholders binnen en buiten het bedrijf in het spel zijn. Vandaag bieden webgebaseerde platformen en workflows een veel betere oplossing voor het indienen van vertaalaanvragen, voor content reviews of content delivery.

Geautomatiseerde workflows kunnen ook worden geïmplementeerd in de backoffice, b.v. met geautomatiseerde facturatie of een geautomatiseerde manier voor het aanleveren van content in het juiste formaat.

Samenwerking vergemakkelijken

In de wereld van agile, wordt samenwerking tussen verschillende niveaus aangemoedigd. Organisaties met een vlakke structuur voelen zich met agile meestal als een vis in het water. Strikt hiërarchische bedrijven daarentegen hebben het hier moeilijker mee. Technologie kan een handje helpen bij het opruimen van potentiële barrières tussen medewerkers. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van intuïtieve, webgebaseerde review-platformen, waarbij vertalers, redacteuren, reviewers, en anderen gemakkelijker kunnen samenwerken binnen dezelfde werkomgeving.

Standaardisatie

Standaardisatie leidt tot consistentie en uiteindelijk ook tot dingen doen in minder tijd en met minder inspanning en kosten. Standaardisatie kan verwijzen naar een gemeenschappelijk inzicht in de manier waarop het werk wordt uitgevoerd, maar kan ook betrekking hebben op het gebruik van werkelijke standaarden, zoals COTI. Deze file standard werd ontwikkeld om de uitwisseling tussen content management systemen en vertaalgeheugensystemen soepeler en efficiënter te laten verlopen.

Wij zijn klaar voor agile

De contentmotor van uw organisatie zou wel eens op twee verschillende snelheden kunnen draaien. Bij Yamagata geloven we nog steeds in een gebundelde aanpak als het gaat over content delivery, want dat is kostenefficiënter en zal ook leiden tot meer consistente vertalingen. Anderzijds hebben veel bedrijven ook te maken met een gestage stroom van korte batches van vertalingen, die een constante druk leggen op de organisatie.

Bij Yamagata Europe kunnen we beide uitdagingen aan. Wanneer u geconfronteerd bent met een voortdurende nood aan kleine batches van vertalingen, dan kunnen we u helpen met alle agile uitdagingen die we in deze blog post hebben beschreven. Neem nu onze speciaal daarvoor ontworpen Nano-portal. Nano is gericht op het beheer van kleine batches, is online toegankelijk en kan worden gebruikt om zeer snel vertalingen over te dragen en om de status van uw vertaling op elk moment te checken. Maar we helpen onze klanten ook met het opzetten van geautomatiseerde workflows om interactie tussen translation management en content management systemen te vergemakkelijken.

Is uw bedrijf klaar om agile te gaan?  Kom dan gerust eens praten om te horen wat we voor u kunnen doen.