Het is vandaag heel gemakkelijk om te verdwalen in het oerwoud van bestandsformaten: Word, txt, spreadsheets, presentaties, pdf, beeldbestanden ... De lijst lijkt eindeloos. Maar wat is dan het gepaste bestandsformaat om naar uw vertaler door te sturen? Hoe kunt u ervoor zorgen dat uw vertaler geen tijd verspilt met omslachtige bestandsconversies? Of nog beter: hoe kunt u extra conversiekosten vermijden? Hier zijn een aantal tips..

Praten kost niets

Een gesprek met uw vertaler kost u niets. Het beste advies dat wij u alvast kunnen geven is: maak geen veronderstellingen over bestandsformaten en steek geen werk in omslachtige bestandsconversies of exporteringen alvorens uw vertaler te consulteren. U heeft waarschijnlijk de intentie om de werklast voor uw vertaalbureau te verminderen, bijvoorbeeld door al uw websiteteksten te kopiëren naar een spreadsheet-bestand, maar eigenlijk geeft u uw vertaler dan alleen maar extra werk. Een eerste gesprek met uw vertaler zal u bijvoorbeeld ook doen inzien dat een gescand document niet echt een digitaal tekstbestand is, maar een onvertaalbare afbeelding. Oke, misschien wist u dat, maar er komt nog veel meer bij kijken.

Praten

Zorg ervoor dat uw bestand editeerbaar is

U wilt dat uw vertaler eenvoudig toegang heeft tot uw documenten, zodat het vertaalproces soepel kan verlopen en u de vertaalde bestanden zo snel mogelijk kunt terugkrijgen. De beste manier om dat te bereiken is ervoor zorgen dat uw bestanden editeerbaar zijn. Word- of txt-bestanden zijn vrij toegankelijk en vereisen weinig conversiewerk. Andere bestandstypes kunnen soms wat meer werk vragen.

Het meest voorkomende bestandstype tegenwoordig is PDF. Dat bestandstype werd ontwikkeld in de jaren negentig en is vandaag zeer populair geworden, omdat het gebruikers in staat stelt om documenten met zowel tekst als foto's en afbeeldingen te verspreiden op elke computer en op elk besturingssysteem. Dat mag nu misschien vanzelfsprekend zijn, maar dat was het alleszins niet in de vroege jaren negentig.

PDF's zijn niet (gemakkelijk) aanpasbaar en, afhankelijk van hoe ze zijn gemaakt of wat het bronbestand was, is er wat werk nodig om de tekst uit een PDF-document te extraheren. Stuur dus, indien mogelijk, het bronbestand door, niet de PDF. Als u niet over het bronbestand beschikt, laat uw vertaler dan weten hoe het PDF-bestand werd gemaakt. Het zal ons helpen om zo efficiënt mogelijk de content die we nodig hebben voor de vertaling uit de PDF te halen.

Beelden met ingesloten tekst

Documenten zoals brochures, flyers, posters of verpakkingen bevatten doorgaans afbeeldingen. Ook hier is het belangrijk om uw vertaler het editeerbare ontwerpbestand toe te sturen, bijvoorbeeld in InDesign, vooral als het vertaalde document exact dezelfde lay-out als het brondocument moet hebben. Soms hebben uw afbeeldingen embedded text, wat wil zeggen dat de tekst deel uitmaakt van het beeldbestand zelf. Vooral hier is het van belang om het bronbestand van de afbeelding te hebben (bijvoorbeeld Photoshop, Illustrator, Visio). Op die manier heeft uw grafische expert toegang tot de gelaagde inhoud, wat het bewerken makkelijker maakt.

Websites vertalen

Er is vandaag een overvloedige keuze aan Content Management Systemen (CMS). De meeste van die systemen maken het bouwen van meertalige websites vrij gemakkelijk. En sommige van die systemen beschikken ook over een geïntegreerde translation management-functionaliteit, waarmee u content kunt creëren en kunt vertalen binnen dat platform.

Toch werken wij hier bij Yamagata Europe liever met geëxporteerde inhoud van websites. Waarom? Omdat werken in het CMS ons belet om gebruik te maken van onze standaard vertaalsoftware die aansluit op vertaalgeheugens, terminologiedatabanken en quality assurance software. Dus als u uw webteksten makkelijk uit het CMS kunt exporteren en na vertaling weer kunt importeren, dan verloopt het vertaalproces gegarandeerd vlot.

Vertalen van softwarebestanden

Yamagata Europe kan de meest voorkomende softwareformaten zomaar ‘out of the box’ vertalen, met inbegrip van resx, GetText PO en Java .properties. Zo kunnen we de originele opmaak zo veel mogelijk behouden en het vertaalproces vereenvoudigen. Het is dus niet nodig om de softwarebestanden te exporteren naar Word of Excel.

Software

XML-bestanden vertalen

XML is vrij eenvoudig te vertalen, want het is een bestandsformaat dat de opmaak scheidt van de inhoud en er ook een goed gedefinieerde syntaxis op na houdt. Vertaalbureaus werken graag met XML, hoewel het ook aangeraden is om zich te houden aan een aantal best practices, zoals die gedefinieerd werden door de W3C. Yamagata Europe is een grote fan van DITA (Darwin Information Typing Architecture), een van de snelst groeiende XML-standaarden voor technische documentatie. DITA is een open standaard voor het schrijven en aanleveren van geavanceerde modulaire documentatie met een sterke focus op hergebruik en linken.

Praten helpt echt

Uw weg vinden in het oerwoud van bestandsformaten is niet gemakkelijk. Wilt u onnodige kosten en vertragingen vermijden? Maak dan vooral geen overhaaste beslissingen of doe geen uitvoerig conversiewerk, maar kom eerst even met ons praten. Wij kunnen u helpen beslissen welk formaat het beste is voor uw doelstellingen en zo kunnen we misschien moeilijke conversieproblemen voorkomen.