We zijn net terug van de tcworld conference 2016. Het was een week vol inspiratie over de vele mogelijkheden van technische communicatie en over de nieuwe technologieën die om de hoek liggen. Maar tegelijk moesten we denken aan de uitdagingen waar veel bedrijven mee worstelen als het gaat over het structureren van informatie. Wat ons betreft een mooi uitgangspunt om het te hebben over één van de snelst groeiende standaarden voor het structureren van informatie: DITA. Gebruikt uw bedrijf het al? En indien niet, zou dat moeten?

tcworld 2016

De hoeveelheid informatie die dagelijks online op ons afkomt, is ronduit adembenemend. Mensen consumeren meer informatie dan ooit tevoren en bedrijven worden dan ook constant uitgedaagd om content te blijven genereren. Tegelijk proberen mediabedrijven om de kwaliteit van hun breedbanddiensten op peil te houden, en om steeds hogere kwaliteit en snelheid aan te bieden. 

Maar wat geldt voor het internet, gaat ook op voor uw bedrijf. Denk maar aan de enorme hoeveelheid informatie die u dagelijks produceert: web content, marketing content, handleidingen, technische documenten… Het is een hele uitdaging voor informatiemanagers en IT-professionals om de constante stroom aan nieuwe data bij te houden. De uitdaging hierbij is om ervoor te zorgen dat mensen in het bedrijf toegang hebben tot de juiste informatie op het juiste moment, maar ook dat ze die informatie zo efficiënt mogelijk creëren.

Het schrijven van technische documentatie

Eén manier om orde in de chaos te brengen is het gebruik van zgn. markup languages. Die stellen softwaresystemen in staat om informatie beter te verwerken. XML is zo’n voorbeeld van een markup-taal, maar het is zeker niet de enige, en er bestaan heel veel verschillende types van XML-documenten.

Dat brengt ons bij DITA of Darwin Information Typing Architecture, waarschijnlijk één van de snelst groeiende XML-standaarden voor technische documentatie. DITA is een open standaard voor authoring en aanleveren van gesofisticeerde, modulaire documentatie, die heel hard gericht is op het hergebruik en linken van informatie.

DITA logo

Waarom precies Darwin in de naam? Kort gezegd refereert dit naar Darwins idee dat alles verbonden is met elkaar, een beetje zoals kippen in relatie staan tot dinosaurussen. In de wereld van documentatie heeft dit te maken met het concept van overerving (inheritance) en met het feit dat als u een wijziging aanbrengt in één document, u dan ook meteen verschillende andere documenten met dezelfde content moet aanpassen.

Hoe werkt DITA?

DITA content is georganiseerd in op zichzelf staande topics, die kort genoeg moeten zijn om één onderwerp of vraag te behandelen, maar lang genoeg om op zichzelf te kunnen staan. Die topics vormen de bouwstenen en worden verder georganiseerd in maps, die toelaten om content te publiceren in verschillende mediaformaten.

DITA topics are pulled into a DITA map which is publishable to many formats

Deze manier van werken noemen we structured writing. Het tegenovergestelde is uiteraard unstructured writing: dat is content die in silo’s van verschillende mediaformaten zit, zoals Word, spreadsheets, slides, PDF’s, of e-mail.

Wanneer heeft DITA zin?

Mocht u van plan zijn om aan een literair meesterwerk te beginnen, dan is DITA waarschijnlijk niets voor u. Maar onder technische vertalers of technical writers wordt DITA wel steeds populairder.

En dat heeft zo zijn redenen. DITA is namelijk heel geschikt voor modulaire content, of content waarin procedures worden beschreven, zoals technische handleidingen. Dat zijn typisch het soort documenten waarin veel inhoud kan worden hergebruikt. Denk bijvoorbeeld aan de vele gelijkenissen tussen een technische handleiding en een document voor een technische training, of tussen een handleiding en een marketingbrochure.

Waarom moet uw bedrijf DITA toepassen?

Authoring van technische informatie op een gestructureerde manier, zoals met DITA, heeft een aantal belangrijke voordelen. Als uw bedrijf beschikt over grote hoeveelheden technische of educatieve content doorheen een groot aantal verschillende bronnen, of als u consistentie wil behouden in uw werk met verschillende teams, dan is DITA beslist een goede optie.

  • Het grootste voordeel van het gebruik van DITA is waarschijnlijk dat het de tijd en de kost om content te creëren aanzienlijk reduceert. DITA werd speciaal ontwikkeld om het makkelijker te maken om content die al eens werd gecreëerd te hergebruiken. In DITA-taal: het toevoegen van nieuwe topics maakt vorige projecten niet incompatibel met nieuwe. DITA zorgt er net voor dat child elementen de transformatie van hun parent overerven.
  • Zeker in grotere bedrijven is versiebeheer soms een nachtmerrie. Met DITA moeten auteurs van een document slechts eenmaal een wijziging aanbrengen, die dan vervolgens wordt doorgevoerd in alle andere relevante documenten. Zo wordt verouderde informatie vermeden en kunnen versies consistent beheerd worden.
  • DITA scheidt de content van de presentatie, waardoor technical writers zich kunnen focussen op de content en zich geen zorgen hoeven te maken over opmaak. Zo kunnen ze sneller werken. Maar deze werkwijze maakt het ook mogelijk om content gemakkelijk in verschillende formaten te publiceren, zij het voor het web, voor print of voor publicatie op om het even welk toestel.
  • DITA laat uw verschillende teams toe om efficiënter samen te werken. Denk bijvoorbeeld aan de vele documenten die uw technical writing team en uw training team gemeen hebben, en u beseft hoeveel tijd, inspanning en frustratie vermeden kunnen worden bij de uitwisseling van content.

Hoe maakt u uw content slimmer?

DITA is niet toevallig de snelst groeiende XML-standaard voor technische documentatie. Yamagata Europe gebruikt DITA alvast, en er zijn een aantal zeer goede redenen voor uw bedrijf om dat ook te doen.

We lichten met plezier de voordelen van DITA voor uw bedrijf toe. Als u meer wil weten over DITA, contacteer ons dan voor een vrijblijvend gesprek